社内調査の基本手順｜ヒアリング・証拠保全・事実認定の進め方

会社でハラスメント、不正、情報漏えい、服務規律違反などが発覚したとき、初動対応の次に問題になるのが、社内調査をどのように進めるかです。

「誰から話を聞くべきか」
「どの資料を確認すべきか」
「証拠が少なくても判断できるのか」
「調査結果を処分につなげてよいのか」
「どこまで社内で共有すべきか」

このような点で迷う会社は少なくありません。

社内調査は、単に誰かを処分するための手続ではありません。

会社として確認できる事実を整理し、処分、指導、配置調整、再発防止などの対応を判断するためのものです。

調査の進め方を誤ると、必要な証拠が失われたり、関係者の供述に影響が出たり、後から処分理由を説明できなくなったりする可能性があります。

この記事では、経営者、総務・人事担当者、管理職に向けて、社内調査の基本的な流れと注意点を整理します。

社内調査の基本的な流れ

社内調査は、一般的に次の順番で進めます。

事案によって順番や調査の深さは変わりますが、基本的な流れは共通しています。

特に重要なのは、関係者へ話を聞く前に、失われる可能性がある証拠を保全することです。

不祥事の発覚から、初動対応、社内調査、事実認定、処分判断、再発防止までの全体像については、
不祥事対応の基本手順｜初動・社内調査・再発防止の流れ
もあわせてご覧ください。

社内調査は何のために行うのか

社内調査の目的は、処分すること自体ではありません。

もちろん、調査結果によっては、懲戒処分、注意指導、配置転換などを検討することがあります。

しかし、最初から処分を前提として調査を進めると、結論ありきの調査と受け取られる可能性があります。

社内調査の主な目的は、次のとおりです。

• 何が起きたのかを確認する
• 誰が関係しているのかを整理する
• 被害や影響の範囲を把握する
• 関係者の安全や就業環境を守る
• 処分や人事上の対応に必要な材料を集める
• 原因を確認し、再発防止につなげる

調査によって確認できた事実をもとに、その後の対応を判断します。

処分したいから事実を探すのではなく、まず事実を整理し、その結果に応じて処分や改善策を検討することが重要です。

1．初動対応を行う

社内トラブルや不祥事が発覚した場合、すぐに詳細な調査へ入るのではなく、最初に必要な初動対応を行います。

たとえば、次のような対応です。

• 被害や不正行為の拡大を防ぐ
• 申告者や関係者の安全を確保する
• 必要な範囲で経営層へ報告する
• 関係資料が削除されないようにする
• 当事者同士の接触を一時的に調整する
• 調査情報が不用意に広がらないようにする

ハラスメント事案であれば、申告者と相手方の勤務場所や接触機会への配慮が必要になる場合があります。

社内窃盗や情報漏えいであれば、被害拡大を防ぐため、アクセス権限や物品管理を見直す必要があります。

初動段階で慌てて本人を問い詰めると、証拠の削除や説明の調整が行われる可能性もあります。

まず、何を保全し、誰が調査を担当するのかを整理します。

不祥事が発覚した直後に、会社が避けるべき対応や最初に整理すべき事項については、
不祥事対応の初動判断｜会社が避けたい5つの失敗
で詳しく解説しています。

2．調査方針を決める

社内調査を始める前に、調査方針を決めます。

少なくとも、次の事項を整理します。

調査方針が曖昧なまま進めると、担当者ごとに質問内容が変わったり、重要な資料を確認し忘れたりします。

調査の目的を具体化する

たとえば、ハラスメント事案であれば、単に「パワハラがあったか」を確認するのではありません。

• どのような発言や行動があったか
• 業務上の必要性があったか
• 言動の方法や程度が相当だったか
• 就業環境へどのような影響があったか

というように、確認事項を具体化します。

社内窃盗や横領であれば、

• 何が不足しているのか
• いつから発生しているのか
• 誰が取り扱うことができたのか
• どの記録と実際の金額が合わないのか
• 被害額はどの程度か

を明確にします。

目的が曖昧なまま調査を始めると、聞き取りや資料確認が広がりすぎたり、必要な確認が漏れたりします。

社内窃盗や横領が疑われる場合の証拠保全、被害額の確認、本人へのヒアリング、懲戒処分、警察相談については、
従業員の横領・社内窃盗が疑われる場合の会社対応｜証拠保全・事実確認・懲戒判断の進め方

で整理しています。

調査範囲を決める

調査範囲は広ければよいわけではありません。

必要以上に広げると、調査が長期化し、情報漏えいや職場の不安につながります。

一方で、範囲が狭すぎると、重要な事実や過去の類似行為を見落とす可能性があります。

次の点を決めます。

• 調査対象となる期間
• 対象部署や拠点
• ヒアリング対象者
• 確認する資料
• 過去の同種事案まで調べるか

事案の重大性、被害範囲、証拠の有無、関係者の人数を踏まえて、必要な範囲を決めます。

調査担当者を決める

調査担当者は、公平性と情報管理の観点から選びます。

当事者と近い関係にある上司だけで調査すると、関係者から「最初から結論が決まっている」と疑われる可能性があります。

調査担当者には、次の点が求められます。

• 当事者と強い利害関係がない
• 守秘義務を守れる
• 誘導せずに話を聞ける
• 発言内容を正確に記録できる
• 事実と評価を分けられる
• 必要な事項を経営層へ報告できる

役員や管理職が関係している場合、社内の調査担当者だけでは中立性を確保しにくいことがあります。

その場合は、外部専門家の関与も検討します。

情報共有の範囲を絞る

社内調査では、調査情報の共有範囲を必要最小限にします。

情報が広がると、

• 社内に噂が広がる
• 関係者同士で説明を合わせる
• 申告者や通報者が不利益を受ける
• 調査対象者の名誉が不必要に傷つく
• 証拠が削除される

といった問題が起こる可能性があります。

「念のため共有する」のではなく、調査に必要な人だけへ共有します。

3．証拠を保全する

調査方針の決定と並行して、証拠資料を早めに保全します。

確認対象には、次のようなものがあります。

• メール
• 社内チャット
• 録音
• 防犯カメラ映像
• 勤怠記録
• 入退室記録
• 通話履歴
• 業務日報
• 経費精算書
• レジ・在庫記録
• システムログ
• 会議予定
• 面談記録
• 相談記録

証拠保全で大切なのは、証拠を探し始めることよりも、まず失われないようにすることです。

特に、防犯カメラやシステムログは、一定期間で上書きされることがあります。

チャットやメールも、利用者が削除できる場合があります。

そのため、関係者に調査開始を知らせる前に、必要な資料を確保した方がよい事案もあります。

資料の内容だけでなく属性も確認する

メールやチャットを確認するときは、記載内容だけでなく、次の点も確認します。

• 作成日時
• 作成者
• 送信先
• 前後のやり取り
• 編集や転送の有無
• 原本またはコピーか

一部分だけを切り取った画面では、前後の文脈が分からないことがあります。

可能な範囲で、元データや前後の履歴を確認します。

会社が確認できる範囲に注意する

会社が調査を行う場合でも、何でも自由に確認できるわけではありません。

会社の業務用メール、業務端末、社内システム、勤怠記録などは調査対象になり得ます。

一方で、私物スマートフォン、個人メール、私的SNSなどは、プライバシーとの関係を慎重に考える必要があります。

調査の必要性、本人の同意、就業規則や社内規程を踏まえて判断します。

録音や映像などの直接的な証拠が少ない場合に、メール、勤怠記録、入退室記録、業務記録などをどのように確認するかについては、
「社内調査で証拠がないとき｜会社が確認すべき事実確認と対応手順」
も参考にしてください。

4．関係者へのヒアリングを行う

証拠を保全した後、関係者へのヒアリングを行います。

ヒアリングでは、誰から、どの順番で、何を確認するかが重要です。

誰から話を聞くか

一般的には、次のような順番を検討します。

1. 申告者や発覚経緯を知る人
2. 目撃者や周辺関係者
3. 行為者とされた従業員
4. 必要に応じて再ヒアリング

ただし、すべての事案でこの順番が適切とは限りません。

証拠隠滅のおそれがある場合や、関係者同士の接触が多い場合は、短期間で複数のヒアリングを行うことがあります。

誰から話を聞くか、なぜその順番にするのかを事前に整理します。

基本となる確認項目をそろえる

複数人へヒアリングする場合は、中心となる確認項目をできるだけそろえます。

• 日時
• 場所
• 関係者
• 具体的な発言や行為
• 前後の経緯
• 見聞きした範囲
• その後の行動
• 関連資料
• 他に知っている人

確認項目が人によって大きく異なると、後で供述を比較しにくくなります。

相手の立場に応じて質問を変えながら、争点となる事項は共通して確認します。

誘導せずに具体的な事実を聞く

ヒアリングでは、結論を含んだ質問を避けます。

「〇〇さんがパワハラをしたのですね」
「会社のお金を取ったのではありませんか」
「本当は知っていたのではありませんか」

このような質問は、相手を防御的にし、調査が結論ありきに見える可能性があります。

まず、次のように聞きます。

「その場で何がありましたか」

「どのような発言がありましたか」

「その場には誰がいましたか」

「その後、どのようなやり取りがありましたか」

抽象的な表現が出た場合は、具体化します。

「威圧的だったとのことですが、どのような言葉や態度でしたか」

「いつもと言われましたが、具体的には何回、いつ頃ありましたか」

ヒアリング記録を残す

ヒアリングでは、次の事項を記録します。

• 実施日時
• 場所
• 出席者
• 質問内容
• 本人の回答
• 提示した資料
• 本人から提出された資料
• 追加確認が必要な事項

「強く叱責された」「不正を否定した」といった要約だけでなく、できる限り本人の言葉に沿って記録します。

ヒアリングの順番、質問方法、記録の残し方については、ヒアリングに関する個別記事で詳しく解説しています。

ヒアリングの準備、質問の順番、事実を具体化する聴き方、記録方法については、
社内調査のヒアリング方法｜事実を引き出す聴き方と注意点
で詳しく解説しています。

5．供述と資料を整理する

ヒアリング後は、供述と客観資料を分けて整理します。

たとえば、次のように記録します。

• 申告者は〇〇と説明している
• 相手方は△△と説明している
• メールには□□と記載されている
• 勤怠記録では〇時に退勤している
• この点は供述と資料が一致している
• この点は説明が食い違っている
• この点は資料がなく確認できていない

ここで大切なのは、事実と評価を混ぜないことです。

「怪しい」「不自然だ」「反省していない」といった印象だけで結論を出すべきではありません。

供述が食い違う場合

関係者の供述が食い違うことは珍しくありません。

記憶違い、見聞きした範囲、時間の経過、立場による受け止め方の違いなどによって、供述がずれることがあります。

その場合は、供述全体を「話が違う」とまとめず、次の点を分けます。

• 一致している事実
• 食い違っている事実
• 客観資料で確認できる事実
• 追加確認が必要な事実
• 確認できない事実

供述の一貫性、具体性、合理性、客観資料との整合性などを確認する方法については、
供述が食い違うハラスメント調査｜信用性と事実認定の判断方法
で詳しく解説しています。

6．事実認定を行う

資料と供述を整理した後、会社として認定できる事実をまとめます。

事実認定では、調査結果を次のように分けます。

事実認定は、全部かゼロかで考えるものではありません。

発言があったことは認定できても、正確な文言までは認定できない場合があります。

面談が行われたことは確認できても、声の大きさについて供述が食い違う場合もあります。

確認できない部分を推測で埋めず、認定できる範囲を区切ることが重要です。

証拠、供述、処分判断をどのように分けて整理するかについては、
「事実認定の基本｜証拠・供述・処分判断の整理方法」

で詳しく解説しています。

7．調査結果を対応判断につなげる

事実認定を行った後に、処分、指導、配置調整、再発防止などを検討します。

調査と処分判断は、分けて考える必要があります。

懲戒処分を検討する場合

懲戒処分を検討するときは、少なくとも次の点を確認します。

• 就業規則上の根拠
• 懲戒事由に該当する事実
• 本人への弁明機会
• 行為と処分の均衡
• 過去の類似事案との整合性
• 判断過程の記録

認定できていない事実を処分理由に含めるべきではありません。

処分以外の対応

懲戒処分までは難しい場合でも、次のような対応を検討することがあります。

• 注意指導
• 管理職教育
• 業務分担の変更
• 当事者間の接触調整
• 配置調整
• 相談窓口の周知
• 社内ルールの見直し
• 再発防止研修

認定できない部分があるからといって、会社として何もできないとは限りません。

ただし、事実を認定していないにもかかわらず、実質的な処分となる不利益を与えることには注意が必要です。

8．調査報告書を作成する

社内調査では、調査結果と判断過程を報告書にまとめます。

少なくとも、次の事項を整理します。

「ハラスメントを認定した」「不正は確認できなかった」という結論だけでは、後から判断の妥当性を確認できません。

どの資料と供述をもとに、どのような理由で判断したのかを残します。

調査報告書の具体的な構成や書き方は、報告書に関する個別記事へつなげると、この記事が過度に長くなりません。

社内調査でよくある失敗

社内調査では、次のような失敗が起こりやすくなります。

社内調査では、早く動くことは重要です。

しかし、早く結論を出すことと、適切に調査することは同じではありません。

社内だけで調査を進めることが難しい場合

次のような事案では、社内だけで調査を進めることが難しくなります。

• 当事者の供述が大きく食い違っている
• 直接証拠がなく、間接資料が中心である
• 社内窃盗、横領、情報漏えいが疑われる
• 管理職や役員が関係している
• 懲戒処分を検討している
• 調査担当者の中立性に疑問が生じる
• ヒアリング方法が分からない
• 調査報告書の作成に迷っている

このような場合は、調査が進んでから外部へ相談するのではなく、初動段階で調査目的、確認資料、ヒアリング順序を整理することが重要です。

シールド社会保険労務士事務所では、ハラスメントや社内不祥事について、調査方針の整理、ヒアリング、証拠・供述の整理、事実認定、調査報告書、処分判断、再発防止の支援を行っています。

社内だけで調査を進めることに不安がある場合は、証拠や供述が失われる前の段階でご相談ください。

まとめ

社内調査は、誰かを処分するためだけの手続ではありません。

会社として確認できる事実を整理し、その後の処分、指導、配置調整、再発防止につなげるためのものです。

基本的な流れは、次のとおりです。

1. 初動対応を行う
2. 調査方針を決める
3. 証拠を保全する
4. 関係者へのヒアリングを行う
5. 供述と資料を整理する
6. 事実認定を行う
7. 対応を判断する
8. 調査報告書を作成する

調査を進める際は、目的、範囲、担当者、情報共有の範囲を明確にします。

証拠保全では、消失する可能性がある資料を早めに確保します。

ヒアリングでは、順番、確認項目、質問方法、記録方法を事前に整理します。

調査結果は、確認できた事実、確認できない事実、評価が必要な事項に分け、判断理由とともに記録します。

社内調査の進め方を会社として整えておくことが、その後の事実認定と処分判断を安定させ、従業員と組織を守ることにつながります。

社内調査の進め方に不安がある方へ

社内調査は、事案の内容や関係者の立場によって、進め方が大きく変わります。

特に、次のような場合は、早い段階で調査方針を整理しておくことが重要です。

• ハラスメント申告が出ている場合
• 横領や社内窃盗の疑いがある場合
• 関係者の供述が食い違っている場合
• 証拠が少なく、事実認定に迷う場合
• 管理職や役員が関係している場合
• 懲戒処分や配置転換を検討している場合

社内不正や金銭トラブルが疑われる場面では、早すぎる決めつけや本人への不用意な確認が、事実確認を難しくすることがあります。
初動段階で何を保全し、誰に、どの順番で確認するかを整理することが重要です。
当事務所では、不祥事発生時の初動対応と事実整理を支援しています。

関連サービス：初動対応スポット相談

社内だけで判断しにくい場合や、調査の進め方に不安がある場合は、早い段階でご相談ください。